روش تدوين دستورالعمل كاري به كمك استاندارد ايزو 10013

1- ساختار
دستورالعمل هاي كاري بايستي براي تشريح نحوه انجام تمامي كارهايي كه نبودن دستورالعمل مي تواند بر انجام آن ها تاثير نامطلوب بگذارد، تهيه و برقرار نگه داشته شوند.
راه هاي زيادي براي تهيه و ارايه دستورالعمل هاي كاري وجود دارد. دستورالعمل هاي كاري بايستي داراي عنوان و شماره منحصر به فرد باشند.
ساختار و ميزان جزييات دستورالعمل هاي كاري بايستي متناسب با نيازهاي كاركنان سازمان باشد و به پيچيدگي كار، روش هاي مورد استفاده، آموزش هاي ارايه شده، مهارت ها و شرايط احراز كاركنان بستگي دارد.
ساختار دستورالعمل هاي كاري مي تواند با ساختار روش هاي اجرايي مدون متفاوت باشد.
دستورالعمل هاي كاري مي تواند در روش هاي اجرايي مدون درج گردد يا به آنها ارجاع داده شود.
2- مندرجات
دستورالعمل هاي كاري بايستي فعاليت هاي مهم را شرح دهند.
از درج جزيياتي كه منجر به كنترل بيشتر بر فعاليت نمي گردد بايستي اجتناب كرد.
ارايه آموزش مي تواند منجر به كاهش نياز به دستورالعمل كاري با جزييات زياد بشود، مشروط بر آن كه اشخاص اطلاعات لازم براي انجام درست كارهاي خود را كسب كرده باشند.
3- انواع دستورالعمل هاي كاري
اگرچه براي دستورالعمل هاي كاري ساختار خاصي الزام نشده است ولي معمولا بايستي دامنه كار و اهداف را بيان نمايد و به روش هاي اجرايي مدون مرتبط نيز ارجاع دهند.
جدا از اينكه هر شكل يا تركيبي انتخاب شود، دستورالعمل كاري بايستي مطابق با ترتيبات يا توالي عمليات باشد و الزامات و فعاليت هاي مرتبط را به دقت منعكس نمايد. به منظور كاهش سردرگمي و عدم اطمينان بهتر است ساختار و شكل ثابتي براي دستورالعمل هاي كاري تعيين شده و حفظ گردد.
يادآوري 1: دستورالعمل هاي كاري مي توانند مدون باشند يا نباشند.
يادآوري 2: دستورالعمل هاي كاري مي توانند مثلا به صورت شرح مكتوب تفصيلي، نمودارهاي گردش كار، قالب ها، الگوها، يادداشت هاي فني درج شده در نقشه ها، مشخصه هاي كتابچه راهنماي تجهيزات، تصاوير، نوارهاي ويديو، چك ليست ها يا تركيبي از آان ها باشند. دستورالعمل كاري بايستي تمامي مواد، تجهيزات و مستندات مورد استفاده را شرح دهد. در موارد كاربردي، دستورالعمل هاي كاري شامل معيارهاي پذيرش هستند.
يادآوري 3: هر گاه عملي باشد ماهيت تغييرات بايستي در دستورالعمل هاي كاري يا ضمايم مناسب مشخص گردد.
--------------------------------------------------------------------------------
با استفاده از تجارب مشاور مديريت كه در پروژه هاي طراحي و پياده سازي استانداردهاي سيستم مديريت كيفيت بدست آمده است توصيه مي گردد هنگام تدوين دستورالعمل كاري به نكات مطرح در الگوي زير توجه شده و الزامات مطرح در آن رعايت گردد.
الگوي تدوين دستورالعمل كاري
1- هدف ودامنه كاربرد:
بيان مختصر و مفيد منظور انجام كار و گستره كاربرد آن
2- تعاريف:
شرح عبارات، كلمات و تركيباتي كه امكان برداشت هاي مختلف از آن وجود دارد. چنانچه نيازي بـه تعريف وجود نداشت،‏‏‏‏‏‏‏‌ عين جمله‏‏‏‏‏‏ “ كليه عبارت هاي ‌بكاررفته دراين سند كاملا‏ً گويا بوده و نيازي به تعريف ‏ندارند“ ‏‏‏درج گردد.
3- مهارت مسوول:
شــرح مختصر و مفيدي از ميزان تحصيلات، آموزش، تجربه، مهارت ها و توانايي هاي مـورد نيـاز انجام دهنده كار
4- منابع و مراجع (مستندات و سوابق) موردنياز:
فهرست مواد، تجهيزات، مدارك، داده ها و اطلاعاتي كه براي انجام كار به وجود آنها نياز است.
5- دستورالعمل:
شرح دقيق و اثربخش كار با رعايت موارد زير:
5-1- ترتيب عمليات معين باشد.
5-2- هيچ گونه ابهامي براي مجري دستورالعمل پيش نيايد.
5-3- اجــراي دستورالعمل بستگي به مجري نداشته باشد (برداشت ها متفاوت نباشد و مراحل آن بـــه طــور متفاوت تعبير و اجرا نشود.)
5-4- عمليات خاتمه پذيرباشد.
5-5- حالت افعال به كاربرده شده امري (دوم شخص جمع) باشد.
با تشكر از آقاي مهندس حسین صادق فر